home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / database / ezmail11.zip / EZMAILER.DOC next >
Text File  |  1993-03-11  |  7KB  |  187 lines
  1.           Documentation : EZ-MAILER - John P. Corea 3/93
  2.             Version 1.0
  3. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  4.  
  5.         EZ-MAILER is a powerful, easy to use FORM LETTER database. With
  6. EZ-MAILER you can easily maintain a database of names/addresses/phone
  7. numbers and a database of form letters and then select recipients
  8. (persons to receive the form letter) and select the form letter and
  9. that's it. EZ form letters !! You can use EZ-MAILER for multiple pur-
  10. poses. You can create a resume and then enter companies to send it
  11. to and then send them a resume whenever you want. You can create a
  12. change of address notice and send that to whomever you choose.
  13.  
  14. You can create as many form letters as you like and maintain numer-
  15. ous names and addresses (depends on memory, but at least 1000 or so).
  16. EZ-MAILER makes creating and sending form letters a snap !
  17.  
  18.  
  19. OVERVIEW :
  20.  
  21.         Recipients - These are the names and addresses to whom the
  22.         form letters will be sent. You may add/edit/delete recipients
  23.         with ease.
  24.  
  25.         Letters - These are the Form letters you send. You may add/edit/
  26.         delete form letters with ease.
  27.  
  28.         Process - This is the process of tagging recipients and then
  29.         selecting the form letter and then printing the form letters.
  30.         Easy as can be.
  31.  
  32.         User - This is where you enter your personal information (name,
  33.         address, phone,etc) which will appear in the form letters.
  34.  
  35.  
  36. USAGE :
  37.  
  38. RECIPIENTS :
  39.  
  40.             Add Recipients - Select this function to add names and
  41.             addresses to database. Enter the data and then press F1
  42.             to save it or press ESC to abort the operation.
  43.  
  44.             Edit Recipients - Select this function to edit a previously
  45.             entered name/address. Select the record to edit from the
  46.             sorted list by pressing ENTER on the highlighted item. Use
  47.             cursor keys or mouse or page keys to scroll through list.
  48.  
  49.             Delete Recipients - Select this function to DELETE entries
  50.             from database. When you delete entries the entire datafile
  51.             "RECIP.DAT" as well as the index file "RECIP.IDX" must be
  52.             re-written so it can take some time depending on how many
  53.             records you have. You can always EDIT a record instead of
  54.             deleting .  To delete records TAG them by pressing the
  55.             SPACEBAR or using the LEFT MOUSE BUTTON. After tagging all
  56.             records to be deleted press ENTER and they will be perma-
  57.             nently deleted.
  58.  
  59.             Main Menu - Select this function to return to Main Menu
  60.  
  61.  
  62. LETTERS :
  63.  
  64.       ADD LETTER    -   Select this function to write a new form letter.
  65.             First you will enter a description (up to 50 characters) for
  66.             the form letter. The description can be anything you like and
  67.             should describe the letter well enough so you know what it is
  68.             in the future. A description could be "RESUME" or "CHANGE OF
  69.             ADDRESS NOTICE" or anything you like. After entering the  des-
  70.             cription you will be presented with the letter itself in a full
  71.             screen text editor with word wrap. Notice your name and address
  72.             is already entered in the body of the letter. Also, you will
  73.             notice <DATE> in the letter. That is where the actual date will
  74.             be put when the letter is printed. You can , of course, change
  75.             change anything you want in the letter. When you are done editing
  76.             the letter press F1 to save or ESC to abort the letter.
  77.  
  78. PLACE-HOLDERS:
  79.  
  80. <DATE>       is a placeholder for the actual date. There are several other
  81.              useful placeholders:
  82.  
  83. <NAME>       Type this (exactly as you see it here- UPPERCASE) and in it's
  84.              place the recipients name (as entered) will appear.
  85.  
  86. <FIRSTNAME>  The recipients First name will appear in it's place
  87.  
  88. <LASTNAME>   The recipients Last name will appear here
  89.  
  90. <STREET>     The recipients Street address will appear here
  91.  
  92. <CITY>       This is where the recipients City will  appear
  93.  
  94. <STATE>      The recipients State (2 letter Abbreviation) will appear here
  95.  
  96. <ZIP>        The recipients ZIP CODE (5-10 digits) will appear here
  97.  
  98. <PHONE>      The recipients phone number will appear here
  99.  
  100. <NOTE1>      The recipients NOTE1 data will appear here
  101.  
  102. <NOTE2>      The recipients NOTE2 data will appear here
  103.  
  104. <MYNOTE1>    Your personal NOTE1 will appear here
  105.  
  106. <MYNOTE2>    Your personal NOTE2 will appear here
  107.  
  108.  
  109.  
  110. You may wonder why there are <NAME> and <FIRSTNAME> and <LASTNAME>. WEll,
  111. for one thing, if the recipient is a company you would want the name printed
  112. as entered, but if the recipient is a person in which you enter the data
  113. in Lastname Firstname format you wouldnt want it to appear that way in the
  114. letter so you would put <FIRSTNAME> <LASTNAME> instead.
  115.  
  116. * REMEMBER, the placeholders MUST be in UPPERCASE or they will be ignored.
  117.  
  118. A typical form letter might look like this
  119. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  120.  
  121. John P Corea
  122. 3 Primrose Lane
  123. Brick, NJ 08724
  124. 908-206-1974
  125.  
  126. <MYNOTE1>
  127.  
  128. <DATE>
  129.  
  130. Dear <FIRSTNAME> <LASTNAME>
  131.  
  132.         Please be advised of my change of address. The address listed above
  133. is my new address. Please send all mail to that address from this date for-
  134. ward.
  135.  
  136.  
  137. Thankyou
  138.  
  139.  
  140. John P Corea
  141.  
  142.  
  143. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  144.  
  145.       EDIT LETTER - Select this function to edit a previously created
  146.            form letter. You may edit the description and the body of
  147.            the letter. Press F1 to save the changed or ESC to abort.
  148.  
  149.       DELETE LETTER - Select this function to delete form letters. Select
  150.            letters to delete by tagging them with the SPACEBAR or LEFT
  151.            MOUSE BUTTON and then press ENTER . The letter as well as
  152.            the decsription will be permanently deleted.
  153.  
  154.       MAIN MENU - Select this function to return to the MAIN MENU.
  155.  
  156.  
  157.  
  158. PROCESS  :
  159.  
  160.       PRINT LETTERS - Select this option to print form letters (the
  161.       purpose for the program). First you will TAG recipients in
  162.       the usual manner (using SPACEBAR or LEFT MOUSE BUTTON) and
  163.       press ENTER. Then you will select the form letter to print.
  164.       Select it by pressing ENTER on the desired form letter.
  165.       Assuming your printer is ready and connected to LPT1 the
  166.       form letters will start printing...
  167.  
  168.       MAIN MENU - Select this option to return to main menu.
  169.  
  170. USER :
  171.  
  172.         Select this function to change your personal data. Make
  173.         any necessary changes and press F1 to save them or ESC
  174.         to abort (keeps original).
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179. If you like this program and you use this program please REGISTER !
  180. The registration fee is only $5.00 . If you would like the source
  181. code for this program send $10.00 and I'll send it to you on DISK.
  182. Please fill out the registration form and send it along with your
  183. check..Thankyou !
  184.  
  185.  
  186.  
  187.